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Les modalités de télétransmission


· Les actes des collectivités doivent ils être transmis selon une plage fixe ?

Une collectivité peut télétransmettre un acte 24h/24h. Cependant les accusés réception ne sont délivrés que les jours ouvrés.

· La collectivité doit elle prendre une délibération pour autoriser l’exécutif à signer la convention et l’autoriser à utiliser la transmission des actes par voie électronique ?
En pratique, l’exécutif signe la convention sur la base d’une autorisation de l’assemblée délibérante.

· Une collectivité peut elle transmettre ses actes par lots ?
Une collectivité peut choisir d’envoyer les actes uns par uns ou par envoi groupé. Les accusés de réception sont envoyés individuellement.

· Les actes transmis par les collectivités doivent ils être revêtus de la signature électronique ?
Le recours par les collectivités à la signature électronique est pour l’instant facultatif. Le cahier des charges précise les modalités de cette signature électronique conformément aux règles en vigueur. La preuve d’une signature électronique se matérialise sous la forme d’un fichier XML comprenant le document signé et sa signature électronique mentionnant le certificat utilisé et la propriété technique de la signature. La délivrance de ce certificat électronique par une autorité de certification (banque, CCI, greffiers,…) conditionne le recours à la signature électronique qui s’effectue à l’aide d’une carte à puce ou d’une clé USB. Les collectivités qui ne recourent pas à la signature électronique s’engagent à conserver les originaux des actes signés manuscritement et à les mettre, le cas échéant, à la disposition du représentant de l’État.

· Les collectivités qui télétransmettent leurs actes ont elles connaissance du suivi des actes ?
Le projet ACTES concerne dans sa forme actuelle la transmission électronique des actes et non le suivi éventuel (lettre d’observation, contentieux…). La télétransmission produit les mêmes effets qu’une transmission par voie postale et les collectivités ne sont pas informées du suivi des actes hormis les actes qui font l’objet d’un suivi particulier (lettres d’observation transmise par la voie postale).

· Combien de temps les actes transmis par les collectivités sont ils conservés sur la plateforme du Ministère de l’Intérieur ?
Les documents transmis par les collectivités sont conservés sur la plateforme. On ne peut pas parler d’archivage mais de stockage. Ils sont accessibles par les services de préfecture et sous-préfecture via l’application Actes. Les services informatiques du ministère préparent le protocole qui permettra de remettre à la disposition de chaque site (préfectures, sous-préfectures) le stock des actes le concernant afin d’alléger périodiquement la plateforme.

· Quelles sont les tailles des documents que les collectivités peuvent télétransmettre ?
La taille d’un envoi porte sur la totalité de l’envoi (qui peut contenir un ou plusieurs actes avec un plusieurs fichiers joints). Pour l’instant, la taille limite est de 20 Mo.

· Comment les collectivités peuvent elles avoir recours à un dispositif de télétransmission ?
Le recours obligatoire à un dispositif de télétransmission résulte des dispositions du décret en Conseil d’Etat n°2005-324 du 7 avril 2005 qui confère à ce dispositif le soin de garantir l’identification, l’authentification, l’intégrité et la sécurisation des flux. Sur la base du cahier des charges annexé à l’arrêté du 26 octobre 2005 et du décret précité, ces dispositifs doivent être homologués par le ministère de l’intérieur. Au fur et à mesure de leur homologation, les dispositifs de télétransmission homologués sont mentionnés sur les sites internet et intranet de la DGCL.

· En cas de dysfonctionnement, la collectivité doit elle doubler l’envoi électronique d’un envoi papier ?
Dans le cas d’un problème technique survenu suite à la transmission par voie électronique, l’accusé de réception n’est pas envoyé et la collectivité reçoit un message d’erreur avec les raisons du dysfonctionnement. Si une nouvelle tentative échoue, elle pourra alors décider de transmettre son document par voie papier. En aucun cas, la double transmission pour un même acte ne peut être envisagée car le même document serait considéré comme deux actes différents.