Contenu

Je travaille en mairie et reçois un dossier. Que faire ?

 

Ce document est une aide à l’intention des collectivités afin de faciliter le conseil à l’usager et la première lecture des dossiers.

1. Quel imprimé accepter ?

Trois cas de figure peuvent se présenter mais seulement deux imprimés peuvent être utilisés :

  • Les travaux ne sont soumis à aucune procédure d’urbanisme : seul l’imprimé Cerfa 13824*04 intitulé « demande d’autorisation de construire, d’aménager ou de modifier un établissement recevant du public (ERP), dit AT, doit être utilisé.
  • Les travaux sont soumis à déclaration préalable (DP) : les procédures d’urbanisme et du code de la construction et de l’habitation étant distinctes, les pièces à fournir et les délais d’instruction étant différents, le demandeur doit déposer deux dossiers : la déclaration préalable (cerfa en ligne sur le site servicepublic.fr) et la demande d’autorisation de construire, d’aménager ou de modifier un ERP (AT à l’aide du cerfa 13824*04).
  • Les travaux sont soumis à permis de construire ou à permis d’aménager : les procédures d’urbanisme et du code de la construction étant liées, un seul dossier sera déposé comprenant un sous-dossier dit « dossier spécifique ». L’imprimé de permis de construire ou de permis d’aménager (cerfa en ligne sur le site service-public.fr) sera complété par la fourniture d’un imprimé « dossier spécifique, pièces PC39-PC40, permettant de vérifier la conformité aux règles d’accessibilité et de sécurité contre l’incendie.

2. Comment numéroter les dossiers « accessibilité » ?

Qu’il s’agisse des AT ou du dossier spécifique la numérotation est assez proche de celle utilisée en urbanisme mais vous devez impérativement ouvrir un registre spécifique pour ces autorisations de travaux.

Le numéro d’AT se compose :

- du numéro du département à trois chiffres (065),
- des trois derniers chiffres du code Insee de la commune (ex : 226 pour Ibos),
- de l’année à deux chiffres (ex : 21 pour 2021),
- d’une suite de cinq caractères alphanumériques (ex : 00001 pour le 1er dossier sur la commune).

A titre d’exemple la 4ème AT déposée en 2021 sur la commune d’Ibos portait le numéro AT 065 226 21 00004.

S’agissant du dossier spécifique, sa numérotation en AT est obligatoire même si le dossier est lié au permis de construire. Leur numérotation peut être différente.

La transmission d’un dossier de permis de construire sans cet imprimé « dossier spécifique » ou sans être numéroté ne peut être traitée par les services.

3. Que doit contenir le dossier ?

Les imprimés « demande d’autorisation de construire, d’aménager ou de modifier un ERP » ou « dossier spécifique permettant de vérifier la conformité aux règles d’accessibilité et de sécurité contre l’incendie et la panique » comprennent chacun un bordereau de pièces à joindre. En substance et de manière plus « ludique » voici les éléments dont les services ont besoin :

  • l’imprimé idoine numéroté par vos soins sur lequel devront notamment figurer les références cadastrales d’implantation de l’établissement (section et numéro de parcelle),
  • un plan permettant de situer l’établissement sur la commune (extrait cadastral),
  • un plan des abords permettant de visualiser le stationnement et le cheminement donnant accès depuis le domaine public jusqu’à l’entrée de l’établissement,
  • un plan coté de chaque niveau avant travaux,
  • un plan coté de chaque niveau après travaux (indication de l’entrée, longueur des murs et des cloisons, largeurs des portes, représentation des aires de manœuvre de porte, des espaces de manoeuvre avec possibilité de demi-tour, détail des sanitaires…) avec indication des éventuelles différences de niveaux entre l’intérieur et l’extérieur – Ce plan indiquera clairement les zones ouvertes au public et celles qui leur sont interdites (désignation des locaux),
  • une notice descriptive d’accessibilité décrivant les prestations délivrées dans l’établissement et expliquant comment le public est accueilli (stationnement, matériaux utilisé pour le chemin d’accès, type de porte, description du mobilier d’accueil ou de paiement, équipements présents dans les sanitaires, dans les cabines d’essayage…),
  • une notice descriptive de sécurité incendie,
  • dans le cas où une dérogation serait sollicitée des photographies de certains éléments de l’établissement peuvent utilement venir compléter le dossier mais en aucun se substituer aux plans,

Les modèles de notices sont téléchargeables à la rubrique Formulaires en ligne pour les établissements recevant du public (ERP).

4. Pourquoi trois exemplaires ?

L’imprimé doit être fourni en 4 exemplaires, le reste des pièces en 3. Une fois numéroté :

  • 1 exemplaire de l’imprimé est retourné au demandeur avec le récépissé de dépôt,
  • 1 exemplaire du dossier complet (imprimé, plans, notices…) est destiné à la Sous-Commission Départementale d’Accessibilité (SCDA) qui le conservera,
  • 1 exemplaire du dossier complet (imprimé, plans, notices…) est destiné à la Sous-Commission Départementale pour la Sécurité (SCDS) contre les risques incendie et de panique dans les ERP qui le conservera,
  • 1 exemplaire du dossier complet sera conservé par la mairie.

5. Si le dossier n’est pas complet ?

Il n’est pas attendu une analyse des pièces. Un simple pointage de leur présence ou non suffit (s’aider pour cela du bordereau de pièces à joindre annexé à chaque imprimé).

S’il s’avère que certains éléments sont absents, une demande de pièces complémentaires doit être transmise au demandeur par pli recommandé avec demande d’avis de réception ou par courrier électronique dans le cas prévu à l’article R423-48 du code de l’urbanisme sous un délai maximal de 1 mois après la date de dépôt en mairie.

La notification de l’incomplet dans le premier mois suivant la date de dépôt permet de suspendre les délais d’instruction.

Au cas où le premier mois suivant la date de dépôt serait dépassée, il reste possible de demander des pièces complémentaires mais cela n’interrompra pas le délai d’instruction. Il importe donc de veiller au respect de ce mois.

Le délai maximal de fourniture des pièces étant fixé à un mois (3 mois pour les demandes de permis de construire), le courrier d’incomplet doit impérativement indiquer la date limite de complétude.

Au cas où un dossier serait transmis aux commissions ad’hoc sans l’ensemble des éléments, un courriel vous sera transmis. Il vous appartiendra alors de notifier un courrier de demande de pièces complémentaires au demandeur par pli recommandé avec demande d’avis de réception et de nous indiquer la date d’envoi par retour de courriel.

6. Si le dossier n’est pas complété dans les délais ?

Si les éléments complémentaires n’étaient pas fournis dans le délai imparti (ne pouvant excéder un mois ; ou 3 mois pour les demandes de permis de construire), le dossier devrait être rejeté obligeant le demandeur à redéposer un nouveau dossier. Bien que la procédure ne soit pas obligatoire il est souhaitable, pour des raisons de clarté vis-à-vis du maître d’ouvrage, de notifier cette information de « rejet tacite » au demandeur.

7. Quels services consulter ?

Même si le dossier traite uniquement de la mise en accessibilité ou d’une dérogation à ce titre, le volet sécurité incendie est à aborder. Cela a pour but d’identifier certains établissements de 5ème catégorie jusqu’alors inconnus des services, de s’assurer que certains fondamentaux de la sécurité incendie sont respectés et que les travaux de mise en accessibilité n’aggravent pas le niveau de sécurité de l’établissement (ex : mise en place d’un ascenseur impliquant l’évacuation ou la mise à l’abri des potentiels utilisateurs de fauteuil roulant en cas d’incendie).

La consultation doit intervenir le plus rapidement possible dès dépôt du dossier ou de ses pièces complémentaires afin de garantir leur instruction dans les délais impartis.

Deux services seront donc à consulter à l’aide de dossiers identiques :

au titre de l’accessibilité :

Direction Départementale des Territoires des Hautes-Pyrénées
Service Aménagement Construction Logement
Bureau Bâtiments, Qualité et Règles de Construction
3, rue Lordat
65000 TARBES

au titre de la sécurité incendie :

Service Départemental d’Incendie et de Secours des Hautes-Pyrénées
ZI 19 rue de la Concorde
65320 BORDERES SUR L’ECHEZ

 

8. Que dois-je attendre en retour et sous quel délai ?

Chacun de ces services disposera de 2 mois à compter de leur saisine pour présenter les dossiers respectivement en Sous-Commission Départementale d’Accessibilité – SCDA et en Sous-Commission Départementale pour la Sécurité contre les risques incendie et de panique dans les ERP – SCDS. Le délai est porté à 3 mois et deux semaines pour les demandes de dérogation aux règles d’accessibilité.

Préalablement à leur présentation, vous recevrez une convocation demandant au maire ou à son représentant de participer aux travaux de chaque commission ou, en cas d’impossibilité, de formuler un avis sur chacun des dossiers déposés sur votre territoire, et ce, même s’il s’agit d’un projet communal.

En cas d’absence ou de retour de l’avis, la commission ne pourra statuer sur le ou les dossiers programmés.

Deux conséquences possibles en cas d’absence d’avis de la commission :

  • acceptation tacite des travaux même si le projet ne respecte aucune des exigences réglementaires. Le demandeur n’est pas pour autant couvert en cas de non-respect des règlements lors de la réalisation des travaux. Donc s’il réalise les travaux comme envisagés, ceux-ci étant non conformes, un avis défavorable sera émis lors de la visite d’ouverture,
  • rejet tacite dans le cas de certaines demandes de dérogation même si elles auraient pu recevoir un avis favorable. Le demandeur ne sera alors couvert par aucun document officiel.

La formulation de l’avis du maire ou de son adjoint sur chacun des dossiers, soit en séance, soit préalablement à la présentation en commission, est donc un impératif et doit faire l’objet d’une vigilance toute particulière.

Une fois présentés, les dossiers font l’objet d’avis distinct de la part des commissions ad’hoc signés des présidents de séance, avis éventuellement accompagnés d’un ou plusieurs arrêtés préfectoraux traitant des dérogations.

Ce sont ces documents qui vous parviendront, au maximum sous 2 mois (3 mois et deux semaines pour les demandes de dérogations), par courriels séparés, car les commissions ne siègent pas toujours aux mêmes dates.

9. Que faire à réception des avis ?

À réception de chacun des avis de commission, une décision doit être prise par le maire au nom de l’État. Cet avis visera les avis de commission, qu’ils soient favorables, défavorables ou obtenus de façon tacite (absence de formulation sous 2 mois) et en fera la synthèse.

Attention, les décisions relatives aux demandes de dérogations aux règles d’accessibilité sont prises par arrêté du préfet.

Engageant la responsabilité de l’État en cas de contentieux, et bien que la plupart des avis soient des avis simples donc non liant, le maire est invité à suivre les avis de commission.

Le maire notifiera la décision au demandeur par pli recommandé avec demande d’avis de réception sous un délai maximal de 4 mois à compter de la date du dépôt du dossier en mairie ou de la fourniture des compléments. Le délai est porté à 5 mois à compter de la réception en maire d’un dossier complet pour les demandes de permis de construire.
Une copie sera adressée pour information à la DDT et au SDIS. L’ouverture effective de l’établissement ne pourra intervenir que sur production de cet arrêté.

10. Autres documents susceptibles d’être déposés en mairie

Les attestations de conformité aux règles d’accessibilité

Chaque ERP devant déclarer son niveau d’accessibilité transmet, lorsqu’il est accessible, une attestation de conformité (sur l’honneur accompagnée selon la catégorie de justificatifs) aux services du Préfet avec copie en mairie. Cette copie est destinée à la commission communale pour l’accessibilité ou, en l’absence d’une telle commission, à la commission intercommunale pour l’accessibilité rendues obligatoires par l’article L2143-3 du code général des collectivités territoriales.

Ces commissions ayant notamment pour mission de dresser la liste numérique des établissements recevant du public accessible, la transmission de ces attestations a pour but d’alimenter cette liste.

Les documents de suivi post Ad’AP

L’Ad’AP correspondant à un engagement limité dans le temps à réaliser l’intégralité de mise en accessibilité d’un patrimoine, les Ad’AP supérieurs à 3 ans font l’objet d’un suivi régulier :

  • un bilan à un an démontrant ce qui a pu être réalisé et ce qui ne l’a pas été,
  • un bilan à mi-parcours (ex : au bout de 3 ans si l’Ad’AP a été validé pour 6 années) faisant le point sur l’état d’avancement des travaux et actions de mise en accessibilité et sur ce qu’il reste à faire, les éventuels retards et leur justification,
  • une attestation d’achèvement d’Ad’AP relatant tous les travaux réalisés et démontrant leur conformité avec la réglementation,
  • une déclaration d’achèvement de travaux à la fin de la mise en accessibilité de chaque ERP.

Ce sont ces deux derniers documents qui doivent être transmis à la commune pour envoi aux commissions communales pour l’accessibilité ou aux commissions intercommunales pour l’accessibilité afin d’alimenter la liste des ERP rendus accessibles.

11. En Résumé :

A réception d’un dossier :

1. Vérifier que l’imprimé utilisé est le bon.

2. Numéroter l’imprimé de demande d’Autorisation de Travaux ou, en cas de permis de construire, attribuer un numéro AT sur l’imprimé de dossier spécifique.

3. Vérifier la présence de l’ensemble des pièces prévues au bordereau.

4. En cas d’absence de pièces, formuler un incomplet dans le délai d’un mois suivant la date de dépôt en fixant à un mois la date limite de fourniture.

5. Si les pièces n’ont pas été fournies sous un mois, le dossier doit être rejeté pour défaut de complément dans les temps impartis.

6. Si les pièces sont fournies, transmettre le plus rapidement possible un exemplaire du dossier à chacune des commissions (SCDA=DDT ; SCDS=SDIS).

7. Les commissions disposeront alors de deux mois pour rendre un avis (3 mois et deux semaines pour les demandes de dérogations). Attention, les décisions relatives aux demandes de dérogations aux règles d’accessibilité sont prises par arrêté du préfet.

8. A réception des avis de commissions prendre un arrêté au nom de l’État autorisant ou refusant les travaux en visant les avis des commissions.

9. Notifier la décision par pli recommandé avec demande d’avis de réception.

10. S’il s’agit d’une nouvelle installation, d’un changement d’activité ou d’une réouverture après plus de dix mois de fermeture :

- Solliciter le cas échéant le passage des commissions de sécurité incendie et d’accessibilité.

- Autoriser l’ouverture au public par un arrêté pris au nom de l’État.

En cas de doute, ne pas hésiter à consulter les services :

Accessibilité : DDT des Hautes-Pyrénées - SACL- BBQRC - 05 62 51 41 38/40 94

Sécurité incendie : SDIS des Hautes-Pyrénées - Service prévention - 05 62 38 18 25